Срок хранения бухгалтерской и налоговой отчетности

Полезная информация на тему: "Срок хранения бухгалтерской и налоговой отчетности" от профессионалов с комментариями для людей. Здесь собрана информация по тематике, позволяющая ее раскрыть со всех сторон.

Срок хранения бухгалтерской и налоговой отчетности

1 При условии завершения ревизий. В случае возникновения споров, следственных и судебных дел документы сохраняются до вынесения окончательного решения

2 При наличии лицевых счетов работников. При их отсутствии — срок хранения 75 лет

3 После снятия с учета

Федеральный закон от 06.12.11 N 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»
Статья 9. Первичные учетные документы

8. В случае, если в соответствии с законодательством Российской Федерации первичные учетные документы, в том числе в виде электронного документа, изымаются, копии изъятых документов, изготовленные в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, включаются в документы бухгалтерского учета.

1. Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года.

2. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз.

3. Экономический субъект должен обеспечить безопасные условия хранения документов бухгалтерского учета и их защиту от изменений.

Видео (кликните для воспроизведения).

Налоговый кодекс РФ
Статья 23. Обязанности налогоплательщиков (плательщиков сборов)

1. Налогоплательщики обязаны:

8) в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также документов, подтверждающих полученные доходы (для организаций — также и произведенные расходы) и уплаченные (удержанные) налоги;

. При наличии у осуществляющих проверку должностных лиц достаточных оснований полагать, что документы, свидетельствующие о совершении правонарушений, могут быть уничтожены, скрыты, изменены или заменены, производится выемка этих документов в порядке, предусмотренном статьей 94 настоящего Кодекса, по акту, составленному этими должностными лицами. В акте о выемке документов должна быть обоснована необходимость выемки и приведен перечень изымаемых документов. Налогоплательщик имеет право при выемке документов делать замечания, которые должны быть по его требованию внесены в акт. Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом делается специальная отметка. Копия акта о выемке документов передается налогоплательщику (налоговому агенту, плательщику сбора).

1. Выемка документов и предметов производится на основании мотивированного постановления должностного лица налогового органа, осуществляющего выездную налоговую проверку.

Указанное постановление подлежит утверждению руководителем (его заместителем) налогового органа, вынесшего решение о проведении налоговой проверки.

2. Не допускается производство выемки документов и предметов в ночное время.

3. Выемка документов и предметов производится в присутствии понятых и лиц, у которых производится выемка документов и предметов. В необходимых случаях для участия в производстве выемки приглашается специалист.

До начала выемки должностное лицо налогового органа предъявляет постановление о производстве выемки и разъясняет присутствующим лицам их права и обязанности.

4. Должностное лицо налогового органа предлагает лицу, у которого производится выемка документов и предметов, добровольно выдать их, а в случае отказа производит выемку принудительно.

При отказе лица, у которого производится выемка, вскрыть помещения или иные места, где могут находиться подлежащие выемке документы и предметы, должностное лицо налогового органа вправе сделать это самостоятельно, избегая причинения не вызываемых необходимостью повреждений запоров, дверей и других предметов.

5. Не подлежат изъятию документы и предметы, не имеющие отношения к предмету налоговой проверки.

6. О производстве выемки, изъятия документов и предметов составляется протокол с соблюдением требований, предусмотренных статьей 99 настоящего Кодекса и настоящей статьей.

7. Изъятые документы и предметы перечисляются и описываются в протоколе выемки либо в прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования, количества и индивидуальных признаков предметов, а по возможности — стоимости предметов.

8. В случаях, если для проведения мероприятий налогового контроля недостаточно копий документов проверяемого лица и у налоговых органов есть достаточные основания полагать, что подлинники документов могут быть уничтожены, сокрыты, исправлены или заменены, должностное лицо налогового органа вправе изъять подлинники документов в порядке, предусмотренном настоящей статьей.

При изъятии таких документов с них изготавливают копии, которые заверяются должностным лицом налогового органа и передаются лицу, у которого они изымаются. При невозможности изготовить или передать изготовленные копии одновременно с изъятием документов налоговый орган передает их лицу, у которого документы были изъяты, в течение пяти дней после изъятия.

9. Все изымаемые документы и предметы предъявляются понятым и другим лицам, участвующим в производстве выемки, и в случае необходимости упаковываются на месте выемки.

Изъятые документы должны быть пронумерованы, прошнурованы и скреплены печатью или подписью налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора). В случае отказа налогоплательщика (налогового агента, плательщика сбора) скрепить печатью или подписью изымаемые документы об этом в протоколе о выемке делается специальная отметка.

10. Копия протокола о выемке документов и предметов вручается под расписку или высылается лицу, у которого эти документы и предметы были изъяты.

Энциклопедия решений. Хранение документов налогового учета и отчетности

Хранение документов налогового учета и отчетности

По общему правилу налогоплательщики обязаны в течение четырех лет обеспечивать сохранность данных бухгалтерского и налогового учета и других документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ).

Аналогичное правило установлено и для налоговых агентов (пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Четырехлетний срок хранения документов обусловлен «глубиной» налоговой проверки (три года плюс год, в котором она может быть осуществлена) (письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). Из этого правила существует несколько исключений, когда проверяемый в ходе выездной налоговой проверки период может превышать три года. В этом случае увеличивается и срок хранения документов.

В рамках выездной налоговой проверки налогоплательщика — участника регионального инвестиционного проекта может быть проверен период, не превышающий пяти календарных лет, предшествующих году, в котором вынесено решение о проведении проверки. В связи с этим и срок хранения документов для таких налогоплательщиков увеличивается до шести лет (5 лет плюс год, в котором проверка может быть осуществлена) (п.п. 2, 3 ст. 89.2 НК РФ).

Если на момент начала выездной налоговой проверки, с решением о проведении которой налогоплательщик ознакомлен в установленном НК РФ порядке, срок хранения первичных документов не истек, налогоплательщик обязан обеспечить сохранность этих документов, а также счетов-фактур на весь период проверки. В случае отсутствия этих документов налоговые органы вправе при проведении проверки определять суммы налогов расчетным методом на основании пп. 7 п. 1 ст. 31 НК РФ (постановления Президиума ВАС РФ от 22.06.2010 N 5/10, ФАС Восточно-Сибирского округа от 04.07.2012 N Ф02-2386/12).

С истечением сроков хранения документов запрашивать их у проверяемого лица налоговые органы не вправе.

Течение четырехлетнего срока начинается после налогового периода, в котором документ использовался в последний раз для:

— составления налоговой отчетности;

— начисления и уплаты налога;

— подтверждения полученных доходов и произведенных расходов (письма Минфина России от 19.06.2017 N 03-07-11/45829, от 30.03.2012 N 03-11-11/104).

Иными словами, отсчет указанного срока начинает исчисляться не с момента оформления документа (или, к примеру, его поступления в организацию), а с момента окончания налогового периода, в котором он был использован при исчислении налога.

Из этого следует, что, к примеру, документы, подтверждающие расходы, необходимо хранить все время, в течение которого эти расходы подлежат списанию плюс еще 4 года, предусмотренные НК РФ.

В тоже время бывает так, что в разных нормативных актах в отношении одного и того же документа могут быть предусмотрены различные сроки его хранения.

Данное обстоятельство не означает, что, к примеру, положения ст. 23 НК РФ и ст. 29 Закона о бухгалтерском учете в части сроков хранения первичных документов, противоречат друг другу. Просто в указанных нормах заложены разные предметы регулирования.

Учитывая, что на практике обособить такие документы, которые должны храниться четыре, пять или более лет, не всегда возможно, безопаснее руководствоваться тем документом, которым установлен более длительный срок хранения.

Поэтому при определении срока хранения документа, помимо НК РФ, необходимо также принимать во внимание сроки, установленные:

— Перечнем, утв. приказом Минкульта РФ от 25.08.2010 N 558 (далее — Перечень);

Организация в феврале 2016 года приобрела товары, предназначенные для дальнейшей реализации. В этом же месяце указанные товары были приняты к учету. По этой сделке от поставщика получены товарная накладная и счет-фактура. Оба документа были представлены на бумажном носителе.

Определим сроки хранения документов.

Товарная накладная признается первичным документом и служит как для целей налогообложения, так и для целей бухгалтерского учета. Учитывая разные сроки хранения, установленные законодательством (4 года — для целей налогообложения и 5 лет — для целей бухгалтерского учета, руководствуемся тем законодательным актом, которым установлен более длительный срок хранения, т.е. ч. 1 ст. 29 Закона N 402-ФЗ. Таким образом, товарную накладную можно будет уничтожить не ранее 1 января 2022 года (отсчет пятилетнего срока хранения накладной начинается с 01.01.2017).

От срока хранения товарной накладной отличается срок хранения счета-фактуры. Этот документ не является первичным и относится исключительно к сфере налогового учета. Следовательно, хранить счет-фактуру можно не более 4 лет со дня окончания налогового периода (квартала), в котором этот счет-фактура был зарегистрирован в книге покупок (ст. 368 Перечня). А, значит, хранение счета-фактуры заканчивается 31.03.2020 года (отсчет четырехлетнего срока хранения счета-фактуры начинается с 1 апреля 2016 года). Учитывая, что дела (документы) включаются в акт о выделении к уничтожению документов, срок хранения которых истек к 1 января года, в котором этот акт составляется (п. 2.4.5 Правил работы архивов (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002), счет-фактуру хранят до 31.12.2020 и только после этой даты (т.е. начиная с 01.01.2021) отражают в акте к уничтожению.

Изменим немного условия Примера 1.

Представим, что счет-фактура был получен в более позднем налоговом периоде (например, в январе 2017 года). Подтверждением факта его получения является конверт со штемпелем почтового отделения.

В этом же 1 квартале, налогоплательщик воспользовался своим правом на вычет.

Учитывая данные обстоятельства, отсчет срока хранения счета-фактуры начинается с 01.04.2017 и заканчивается 31.03.2021. Соответственно, включить этот счет-фактуру на уничтожение возможно не ранее 01.01.2022.

Если право на вычет будет реализовано еще позже, то не забудьте продлить и срок хранения товарной накладной. Так как в этом случае накладная является документом, подтверждающим факт принятия товара к учету.

Исходя из положений НК РФ Сведения о доходах физических лиц (форма 2-НДФЛ) должна храниться 4 года после окончания налогового периода, за который эта справка была составлена. То есть срок хранения справок за 2015 год истекает 01.01.2020 (отсчет срока начинается с 01.01.2016).

Однако согласно ст. 396 Перечня указанные сведения должны храниться 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов или ведомостей начисления заработной платы — 75 лет.

Следовательно, уничтожать справки 2-НДФЛ по истечении четырехлетнего срока, установленного НК РФ, нецелесообразно.

Более подробно порядок исчисления сроков хранения документов для целей налогообложения представлен в Таблице.

Хранение документов налогового учета может осуществляться не только на бумажном носителе, но и в электронной форме (письмо Минфина России от 23.03.2016 N 03-02-08/16273). Распечатывать такие документы и хранить их в бумажном виде не нужно (письмо Минфина России от 13.01.2016 N 03-03-06/1/259).

Хранение документов должен организовать руководитель (п. 2 Информации Минфина России от 11.09.2015 N ПЗ-13/2015). При этом ответственным за хранение может быть назначен работник организации (индивидуального предпринимателя).

Уничтожить документы, имеющие отношение к исчислению и уплате налогов, можно только по истечении законодательно установленного срока их хранения. Проведенная налоговым органом проверка в отношении таких документов основанием для их уничтожения не является.

[1]

Сроки хранения документов для целей налогового учета и порядок их исчисления

Исчисление срока хранения документов

Документы, отражающие формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, в частности:

— акт выполненных работ;

В течение всего срока начисления амортизации + четыре года после окончания года, в котором начисление амортизации завершилось и имущество было реализовано или ликвидировано (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ; письмо Минфина России от 12.02.2016 N 03-03-06/1/7604)

Пример Здание приобретено в 2010 году и в этом же году было принято к учету. Срок полезного использования — 32 года. В 2020 году здание было продано. Соответственно, документы, подтверждающие его первоначальную стоимость, должны храниться до 31.12.2024 (10 лет, в течение которых оно использовалось, и плюс еще 4 года)

Документы, подтверждающие расходы на обучение работников (п. 3 ст. 264 НК РФ):

— договор с образовательным учреждением;

— приказ руководителя о направлении сотрудника на обучение;

— учебная программа образовательного учреждения с указанием количества часов посещений;

— сертификат или иной документ, подтверждающий, что сотрудники прошли обучение;

— акт об оказании услуг (письмо Минфина России от 21.04.2010 N 03-03-06/2/77)

В течение всего срока действия соответствующего договора с образовательным учреждением и одного года работы физического лица, но не менее четырех лет (абзац 4 п. 3 ст. 264 НК РФ)

Документы, подтверждающие наличие дебиторской задолженности:

— первичные документы, (накладные, акты);

— иные документы (например, договоры)

Четыре года с момента признания дебиторской задолженности безнадежной и списания ее в расходы (пп. 2 п. 2 ст. 265, п. 2 ст. 266 НК РФ)

Документы, подтверждающие расходы на приобретение имущественных прав

Расходы в виде цены приобретения имущественных прав, а также расходов, связанных с их приобретением, учитываются на момент реализации этих прав (пп. 2.1 п. 1 ст. 268 НК РФ).

Соответственно, отсчет четырехлетнего срока хранения начинается после окончания года, в котором это имущественное право было реализовано

Документы, подтверждающие стоимость приобретения ценных бумаг:

— договор купли-продажи, либо иной договор, содержащий в себе в качестве одного из существенных условий цену сделки;

— акты приема-передачи ценных бумаг;

Четыре года с момента окончания налогового периода, в котором произошла реализация ценных бумаг.

Расходы при реализации ценных бумаг имеют, так называемый, отложенный характер, то есть учитываются не в периоде фактически осуществления расходов (не в том периоде, когда их приобрели), а включаются в налоговую базу в периоде реализации указанных ценных бумаг (пп. 7 п. 7 ст. 272 НК РФ, постановление Девятого ААС от 19.03.2013 N 09АП-2671/2013)

Документы, подтверждающие понесенные убытки:

— первичные документы, подтверждающие размер сформированного убытка (письмо Минфина РФ от 25.05.2012 N 03-03-06/1/278; постановление Президиума ВАС РФ от 24.07.2012 N 3546/12);

В течение всего срока списания убытка в расходы (но не более 10 лет) + 4 года с момента учета его в расходах (п. 4 ст. 383 НК РФ, абз. 7 п. 7 ст. 346.18, абз. 7 п. 5 ст. 346.6, абз. 9 п. 16 ст. 214.1 НК РФ)

Пример Налогоплательщик, применяющий УСН (объект «доходы минус расходы» получил убыток в 2015 году. Впоследствии этот убыток был учтен в составе расходов (в 2016, 2017 и 2018 г.г.). Следовательно, все необходимые документы должны храниться с момента получения убытка по 2022 год включительно)

Журналы учета полученных и выставленных счетов-фактур, книги покупок (доплисты к ним), книги продаж (доплисты к ним)

Не менее четырех лет с даты внесения в них последней записи

(абз. 5 п. 13 Правил ведения журнала, абз. 4 п. 24 Правил ведения книги покупок, абз. 4 п. 22 Правил ведения книги продаж, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137)

Документы, не регистрируемые в журнале учета полученных и выставленных счетов-фактур, перечень которых приведен в п. 15 Правил ведения журнала, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.2011 N 1137

Не менее четырех лет с даты внесения в них последней записи

(абз. 1 п. 15 Правил ведения журнала)

Регистры налогового учета, налоговые декларации, налоговые расчеты по авансовым платежам и т.д.

В течение пяти лет после окончания того периода, за который они составлены (ст.ст. 382, 392, 394 и 396 Раздела 4.1 Перечня)

Пример Налоговые декларации за 2015 год не могут быть уничтожены ранее 2021 года.

Данные бухгалтерского и налогового учета и другие документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, при исчислении которых были использованы налоговые льготы, предусмотренные для участников региональных инвестиционных проектов, а также документы, подтверждающие соответствие показателей реализации регионального инвестиционного проекта требованиям к таким проектам и (или) его участникам, установленные НК РФ и (или) законами субъектов РФ

В течение шести лет с момента, когда указанные документы использовались в последний раз для:

— составления налоговой отчетности;

— начисления и уплаты налога;

— подтверждения полученных доходов и произведенных расходов.

Указанный срок связан с тем, что проверяемый в ходе выездной налоговой проверки период составляет пять лет ((п.п. 2, 3 ст. 89.2 НК РФ)

Документы, подтверждающие правильность исчисления и уплату налога с применением коэффициента, характеризующего способ добычи кондиционных руд черных металлов

В течение всего срока применения указанного коэффициента (п. 4 ст. 342.1 НК РФ)

Первичные документы, связанные с исчислением и уплатой налогов, при выполнении соглашения о разделе продукции

В течение всего срока действия соглашения (п. 2 ст. 346.42 НК РФ).

Данное требование связано с тем, что выездной налоговой проверкой может быть охвачен любой период в течение срока действия соглашения с учетом положений ст. 87 НК РФ, начиная с года вступления соглашения в силу (п. 1 ст. 346.42 НК РФ)

Срок хранения бухгалтерской и налоговой отчетности

Об актуальных изменениях в КС узнаете, став участником программы, разработанной совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу выдаются удостоверения установленного образца.

Программа, разработана совместно с ЗАО «Сбербанк-АСТ». Слушателям, успешно освоившим программу, выдаются удостоверения установленного образца.

Каков порядок и сроки хранения книг покупок и продаж, регистров бухгалтерского учёта по счетам, договоров с контрагентами, платёжных документов, бухгалтерской и налоговой отчётности?

© ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 2019. Система ГАРАНТ выпускается с 1990 года. Компания «Гарант» и ее партнеры являются участниками Российской ассоциации правовой информации ГАРАНТ.

Все права на материалы сайта ГАРАНТ.РУ принадлежат ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС». Полное или частичное воспроизведение материалов возможно только по письменному разрешению правообладателя. Правила использования портала.

Видео (кликните для воспроизведения).

Портал ГАРАНТ.РУ зарегистрирован в качестве сетевого издания Федеральной службой по надзору в сфере связи,
информационных технологий и массовых коммуникаций (Роскомнадзором), Эл № ФС77-58365 от 18 июня 2014 года.

ООО «НПП «ГАРАНТ-СЕРВИС», 119234, г. Москва, ул. Ленинские горы, д. 1, стр. 77, [email protected]

8-800-200-88-88
(бесплатный междугородный звонок)

Редакция: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3145), [email protected]

Отдел рекламы: +7 (495) 647-62-38 (доб. 3161), [email protected] Реклама на портале. Медиакит

Если вы заметили опечатку в тексте,
выделите ее и нажмите Ctrl+Enter

Срок хранения бухгалтерской и налоговой отчетности

Первичные документы — общий срок 5 лет

Кассовые документы — 5 лет

Выписки по банковскому счету — 5 лет

Бухгалтерская отчетность — постоянно

Счета-фактуры — 4 года

Налоговые декларации, 2-НДФЛ, 6-НДФЛ — 5 лет

Больничные листы — 6 лет

Документы по зарплате: расчетные ведомости, расчетные листки — 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов — 75 лет

Кадровые документы: лицевые счета, личные карточки, трудовые договоры, приказы о приеме на работу, переводе, увольнении — 75 лет

Табель учета рабочего времени — 5 лет, по вредным условиям труда — 75 лет

Алфавитный указатель документов со ссылками на срок хранения

Хранение бухгалтерских документов: правила и сроки

Юлия Попик
старший бухгалтер по расчету заработной платы

Во время работы организации накапливается много первичных документов. Их нужно собирать, хранить, и ни один нельзя выкинуть раньше срока.

Как организовать хранение документов, не проштрафиться и не утонуть в бумагах, расскажем в этой статье.

Правильная организация хранения первичных бухгалтерских документов: нормативная база

Нет единого документа, в котором была бы собрана вся информация о том, как и сколько нужно хранить документы. Поэтому приходится руководствоваться несколькими нормативными актами, которые иногда противоречат друг другу.

О том, что организация должна хранить первичные документы, говорит статья 29 закона «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011г. № 402-ФЗ.

Требования к хранению бухгалтерских документов прописаны в пункте 6 «Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете», утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.

В нем, в частности, говорится, что:

  1. Первичные документы и регистры бухучета нужно передавать в архив.
  2. До передачи в архив их нужно хранить в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственностью лиц, уполномоченных главным бухгалтером.
  3. Документы нужно комплектовать в хронологическом порядке.

Обязанность хранить данные бухгалтерского и налогового учета прописана и в Налоговом кодексе РФ (пп. 8 п. 1 ст. 23).

Перечень учетных и отчетных документов, которые нужно хранить, можно посмотреть в «Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения», утвержденном Приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558. В этом же перечне для каждого вида документов указаны и сроки хранения.

Правила организации государственного архивного дела прописаны в Федеральном законе от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Где хранить документы

По закону об архивном деле негосударственные организации вправе создавать свои архивы. Но такой обязанности у них нет. Фирма обязана лишь обеспечить сохранность документов и по требованию предъявить их контролирующим органам.

1С-WiseAdvice использует уникальную запатентованную технологию обработки первичных документов «Процессинг». Бумажные оригиналы «первички» сразу сканируются. Бухгалтер работает только с электронной копией документа, и всегда видит, какими операциями провели это документ. Неоспоримым плюсом является возможность оперативно подготовить ответ на запрос ИФНС. Клиент по запросу может получить базу электронных документов.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Закон о бухучете говорит, что документы бухучета нужно хранить не менее пяти лет (п. 1 ст. 29 закона 402-ФЗ), а Налоговый кодекс устанавливает срок в 4 года для документов, которые были основанием для налогового учета и расчета налогов (пп. 8 п. 1 ст. 23 НК РФ), а для расчета страховых взносов – 6 лет (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ). Здесь возникает противоречие, т.к. некоторые документы, например, накладные, относятся и к бухгалтерскому, и к налоговому учету. В этих случаях безопаснее руководствоваться большим сроком.

В Перечне типовых документов от Минкультуры для некоторых документов назначены и более длинные сроки, вплоть до постоянного.

Постоянно придется хранить, например:

  • годовые бухгалтерские отчеты с приложениями (в том числе консолидированные и по МСФО);
  • передаточные акты, разделительные и ликвидационные балансы;
  • свидетельства о постановке на учет в налоговых органах;
  • Книги учета доходов и расходов (КУДиР) – организациям и ИП, которые применяют УСН. Здесь сроки из Перечня типовых документов вступают в противоречие с Налоговым кодексом. КУДиР – это документ налогового учета, а по Кодексу его нужно хранить не постоянно, а 4 года. В таких случаях безопаснее не уничтожать документ хотя бы 10 лет, т.к. в организациях, не являющихся источниками комплектования государственных, муниципальных архивов, срок «постоянно» не может быть меньше 10 лет;
  • договоры по лизингу имущества организации и документы к ним;
  • документы о переоценке основных фондов, определении амортизации основных средств, оценке стоимости имущества организации;
  • акты о передаче прав на недвижимость с баланса на баланс;
  • договоры дарения;
  • документы по операциям с ценными бумагами;
  • переписку о разделе совместной собственности юридических лиц;
  • паспорта сделок.

75 лет нужно хранить документы по личному составу и о выплаченных доходах, например:

  • трудовые договоры;
  • реестры сведений о доходах физлиц;
  • ведомости на выдачу дивидендов;
  • лицевые счета и карточки работников. Причем если лицевых карточек нет, то до 75 лет удлиняются сроки хранения других документов: о приеме выполненных работ по договорам подряда и трудовым, расчеты платежей по страховым взносам, карточек по форме 1-НДФЛ, сведения о доходах физлиц, документы о получении зарплаты и других выплат.

Если документы по личному составу были созданы после 2003 года, их хранят не 75, а 50 лет (статья 22.1 Закона от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ).

10 лет хранят документы, например:

  • по продаже движимого имущества;
  • договоры по залогу имущества организации и документы к ним;
  • оперативные отчеты по счетам в иностранной валюте за границей.

Особым образом определяется срок хранения документов, которые подтверждают полученный убыток. Организации на общей системе и на УСН с объектом «Доходы минус расходы» могут в течение 10 лет переносить убыток на будущие периоды и за счет него уменьшать налогооблагаемую базу. Подтверждающие убыток документы организация обязана хранить в течение всего срока, пока он не будет использован полностью (п. 4 ст. 283 и п. 7 ст. 346.18 НК РФ).

Когда начинается отсчет срока хранения документов бухгалтерского учета и отчетности

В Приказе Минкультуры № 558 сказано, что отсчет нужно начинать с 1 января года, следующего за годом окончания делопроизводства. К примеру:

  • Для учетной политики – это год, когда ее в последний раз использовали для составления отчетности.
  • Для договоров – год окончания действия договора.
  • Для первичных документов – это будет год, когда документы были приняты к учету.
  • Для документов налогового учета – год, когда эти документа последний раз использовались для расчета налога.

Так, если в организации есть безнадежная задолженность, то хранить документы, подтверждающие эту задолженность, нужно еще 4 года после того, она будет списана (следует в совокупности из пп. 8 п. 1 ст. 23 и п. 1 ст. 252 НК РФ).

Для первичных документов, которые отражают формирование первоначальной стоимости амортизируемого имущества, срок отсчета начинается с момента, когда это имущество будет полностью амортизировано в налоговом учете (письмо Минфина России от 19.01.18 № 03-03-06/1/2598).

Для хранения электронных документов в законах отдельные сроки не оговариваются, соответственно, на них распространяются те же сроки, что и для бумажных.

Порядок хранения бухгалтерских документов ликвидированной организации

Если компании уже нет, а срок хранения документов еще не истек, уничтожать их нельзя.

О судьбе документов ликвидированных фирм говорит статья 23 ФЗ № 125-ФЗ от 22.10.2004 г. «Об архивном деле в Российской Федерации». Их нужно будет сдать в муниципальный архив, предварительно заключив договор.

Документы постоянного хранения и по личному составу передать с госархив нужно обязательно, хранение остальных можно организовать самостоятельно.

Что делать, когда истек срок хранения бухгалтерских и налоговых документов

По правилам, чтобы уничтожить документы, нужно сначала приказом руководителя создать экспертную комиссию.

Комиссия проводит экспертизу ценности документов и составляет акт о выделении к уничтожению документов. К нему прилагается опись дел, которые будут уничтожать.

После уничтожения нужно составить еще один документ – акт об уничтожении.

Будьте внимательны!

В одной папке могут храниться документы с разным сроком хранения, в таких случаях дела расшивают и документы, которые еще нельзя уничтожать, подшивают в новые дела.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов

Если в организации во время проверки не окажется первичных документов (не оформляли, потеряли, уничтожили раньше времени и т.д.), фирму оштрафуют по статье 120 НК РФ на 10 тыс. руб., а если нарушение затрагивает больше одного налогового периода – на 30 тыс. руб. Если все это способствовало занижению налогов, минимальный штраф составит 40 тыс. руб.

Должностных лиц за отсутствие документов штрафуют по статье 15.11 КоАП РФ на 5-10 тыс. руб., а при повторном нарушении – на 10-20 тыс. руб. или дисквалифицируют на 1-2 года.

Самое серьезное наказание предусматривает Уголовный кодекс. Если докажут, что документ похитили или уничтожили в корыстных целях, наказанием будет штраф до 200 тыс. руб. и даже лишение свободы до года (п. 1 ст. 325 УК РФ).

Кроме того, не стоит забывать, что, не получив подтверждающих расходы документов налоговая может снять расходы по ним, доначислить налоги, пени и штрафы.

Отдайте бухгалтерию на аутсорсинг в 1C-WiseAdvice, и вам станет доступна услуга «Процессинг». С нами ваши документы всегда будут в полном порядке и сохранности.

Срок хранения бухгалтерских документов в организации

Зачем хранить бухгалтерские документы

Любой бухгалтер знает, что каждый документ, оформленный в компании или полученный от контрагентов, имеет свою ценность и должен быть сохранен. На основании сведений, содержащихся в первичных документах, ведется бухучет и составляется бухотчетность. Проверка данных бухучета и бухотчетности всеми контролирующими инстанциями осуществляется по первичным документам.

Вся бухгалтерская первичка и отчетность должны храниться в течение законодательно определенных сроков.

Сроки хранения бухгалтерских документов регламентированы законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ и перечнем, утвержденным приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.

О том, на какие группы делятся документы, возникающие в деятельности организации, и какими могут быть сроки их хранения, читайте в статье «Основные сроки хранения документов в организации (архив)».

Что важнее — перечень или закон № 402-ФЗ

Сравнивая сроки хранения бухгалтерских документов, указанные в перечне и законе № 402-ФЗ, можно сделать следующие выводы:

  • перечнем установлены разные сроки хранения в зависимости от вида и значимости документов, относящихся к разряду бухгалтерских;
  • закон № 402-ФЗ предусматривает 5-летний период хранения бухдокументов, но не конкретизирует сроки по видам документации;
  • в п. 1 ст. 29 закона № 402-ФЗ сказано, что в основе определения периодов хранения документации лежит перечень.

Таким образом, решая судьбу накладной, баланса или бухгалтерской справки, необходимо исходить в первую очередь из сроков, обозначенных в перечне. При этом период их хранения не может быть менее 5 лет.

Срок хранения бухгалтерских документов, указанный в ст. 29 закона № 402-ФЗ, касается в том числе учетной политики и стандартов фирмы, включая документы, существующие в электронной форме. Последние также нельзя уничтожать в течение 5-летнего периода. Отсчет срока хранения начинается с года, следующего за годом их последнего использования (п. 2 ст. 29 закона № 402-ФЗ).

О том, какой ЭЦП должна подписываться электронная первичка, вы узнаете из материала «Электронные первичные документы должны быть подписаны УКЭП».

Разбираемся со сроками на примере

ООО «Ландшафтный дизайн», образованное несколько лет назад, стабильно закрепилось в своем сегменте рынка. Бухгалтерскую часть работы выполнял коллектив из 4 человек. За каждым специалистом были закреплены конкретные участки учета, а отчетностью и взаимодействием с контролерами занимался главбух.

За истекшие периоды работы бухгалтерии в шкафах и подсобных помещениях накопилось несчетное количество папок с документацией. Настало время с ними разобраться.

Большей частью первички были акты выполненных работ — на их основе регулярно определялась выручка фирмы, отражаемая в ее финансовой отчетности.

Об оформлении актов выполненных работ читайте в этой статье .

Значительные объемы бумажных залежей составляли накладные на приобретенные материалы, платежки, зарплатные ведомости и связанные с ними расчеты.

Отдельный стеллаж был полностью забит бухотчетностью, декларациями, отчетами в пенсионный фонд и соцстрах, а также статистическими формами.

Каждый бухгалтер составил по своему участку перечень дел с бухгалтерской документацией, а главбух систематизировал всю информацию в единой таблице, одну из граф которой посвятил нормативным срокам хранения документов, взятым из перечня.

Таблица «Сроки хранения бухгалтерских документов в организации»

Документ ООО «Ландшафтный дизайн»

Срок хранения согласно перечню,

утвержденному приказом № 558

Акты выполненных работ по договорам по основной деятельности

В течение 5 лет после окончания срока, на который заключен договор

Договоры и дополнительные соглашения к ним

В течение 5 лет после окончания срока действия (если иное не указано в других статьях перечня)

Доверенности на получение денег и ТМЦ

Ведомости на выдачу зарплаты, пособий, материальной помощи и иных выплат

Не менее 5 лет, а при отсутствии лицевых счетов —не менее 75

Реестр сведений о доходах физлиц

Не менее 75 лет

Трудовые договоры и личные карточки работников

В течение 75 лет

Табели, журналы учета рабочего времени

Не менее 5 лет (не менее 75 лет при опасных, тяжелых и вредных условиях труда)

Сведения о доходах физлиц

Не менее 5лет, а если нет лицевых счетов или ведомостей начисления зарплаты — не менее 75 лет

Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность

Учетная политика, план счетов, формы первичных учетных документов

Главная книга, оборотные ведомости, карточки счетов и др.

Карточки учета основных средств

Не менее 5 лет после ликвидации объекта

Декларации по НДС, транспорту, земле, прибыли

Отчетность в ФСС

Годовые расчеты постоянно*, а квартальные в течение 5 лет

Отчетность в Пенсионный фонд

Минимум 5 лет, а если у организации нет лицевых счетов и ведомостей начисления зарплаты, то не менее 75 лет

Индивидуальные сведения в ПФР на работников

Не менее 75 лет

Отчетность в статистику:
– годовая;
– полугодовая и квартальная;
– единовременная;
– месячная

Постоянно*.
5 лет или постоянно* при отсутствии годовых. Постоянно*.
Год или постоянно* при отсутствии иной отчетности

Переписка о наложенных на компанию взысканиях, штрафах

Не стоит оставлять без внимания знак * в таблице. Он обозначает, что документ требуется хранить в течение всего времени, пока фирма осуществляет деятельность.

Вся указанная в таблице документация прямо или косвенно относится к бухгалтерской, поэтому сроки, превышающие 5-летний период хранения, предусмотренный законом № 402-ФЗ, главбух ООО «Ландшафтный дизайн» увеличил до границ, обозначенных в перечне.

Учитывая, что фирма еще не отмечала 5-летний юбилей со дня начала работы, ни один из представленных в таблице документов уничтожать нельзя. Для освобождения захламленных бумагами помещений бухгалтерии выделили специальный кабинет, где и разместили ожидающие истечения срока хранения документы.

Нюансы учета сроков хранения бухгалтерской документации

В практической деятельности ООО «Ландшафтный дизайн» были случаи реализации основных средств с убытком. Для целей бухгалтерского и налогового учета по основным средствам применяются одни и те же документы. Различие заключается только в признании расходов, связанных с их выбытием. Этот факт также необходимо учесть при определении сроков хранения документов.

Например, 2 года назад фирма приобрела автомобиль ВАЗ-21102 (код ОКОФ 15 3410010). Исходя из того, что по классификации ОС относится к 3-й амортизационной группе, срок полезного использования (СПИ) установили в 5 лет. Из-за постоянных поломок автомобиль было решено реализовать по любой предложенной цене. Вырученные от продажи средства оказались меньше остаточной стоимости имущества, и убыток от реализации по нормам налогового учета в течение 3 лет (оставшегося СПИ) будет равномерно учитываться при расчете налога на прибыль.

ВАЖНО! Нюансы налогового учета убытка от реализации ОС отражены в п. 3 ст. 268 НК РФ.

Об особенностях группировки расходов для целей налогового учета читайте в этом материале .

Таким образом, все документы, связанные с формированием первоначальной и остаточной стоимости, срока СПИ, договоры и акты о реализации, а также справки и расчеты по учету убытка от продажи ОС необходимо сохранять в течение не менее 4 лет после окончания включения указанного убытка в налоговую базу. Это связано с тем, что налоговики при проверке вправе изучить документы за 3 года, предшествующих проверке. Таким образом, документы по указанному основному средству придется хранить не менее 9 лет.

Рассмотренный случай не единственный, когда сроки хранения документов удлиняются. В следующем разделе приведем другие ситуации.

Иные случаи увеличения срока хранения первички

Если бы ООО «Ландшафтный дизайн» работало с убытком, а потом учитывало бы его при расчете налога на прибыль, хранить документы пришлось бы весь период переноса убытка плюс 4 года после его полного списания. При этом нельзя избавиться ни от первички, подтверждающей полученный убыток, ни от иных справок и расчетов, на основании которых этот убыток был перенесен.

Например, бухгалтерские и налоговые документы по убытку, полученному в 2018 году и учтенному в течение последующих 10 лет, придется хранить до конца 2032 года.

Увеличить срок хранения бухгалтерских документов придется и в следующем случае. ООО «Ландшафтный дизайн» оказало услуги заказчику, который своевременно не оплатил выполненную работу и не отвечал на письма и претензии. Из госреестра компания исключена не была, но и долг свой не погашала. ООО «Ландшафтный дизайн» смогло учесть безнадежную дебиторку только в 2018 году, а все связанные с этой ситуацией документы организации придется хранить до конца 2022 года.

Накладные, акты выполненных работ, ведомости по выплате зарплаты, отчеты — эти и многие другие бухгалтерские документы налогоплательщики обязаны хранить в течение сроков, установленных специальным перечнем. Уменьшать эти сроки нельзя, а вот увеличивать в отдельных случаях приходится (при переносе убытков, списании безнадежной дебиторки, продаже ОС с убытком).

Источники


  1. Жанна, Владимировна Уманская История и методология науки. Учебник для бакалавриата и магистратуры / Жанна Владимировна Уманская. — М.: Юрайт, 2016. — 653 c.

  2. Толчеев Н. К. Справочник судьи и адвоката по гражданским делам; ТК Велби, Проспект — М., 2014. — 262 c.

  3. Новое в судебном законодательстве Российской Федерации. — М.: Омега-Л, 2017. — 128 c.
Срок хранения бухгалтерской и налоговой отчетности
Оценка 5 проголосовавших: 1
Читайте так же:  Налог на доходы физических лиц повышение

ОСТАВЬТЕ ОТВЕТ

Please enter your comment!
Please enter your name here